2017年5月12日上午，中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师、山东大学兼职教授、《档案学通讯》杂志社总编辑胡鸿杰做客山东大学历史文化学院长风讲坛暨第五期兰台论坛，在知新楼1106为学院师生做了题为“办公室的职能与环境分析”的学术讲座。讲座由山东大学档案馆馆长兼校史办主任赵爱国教授主持，档案学专业师生共60余人聆听了讲座。

胡鸿杰教授的讲座主要围绕办公室领域、办公室管理内容两大块内容展开，并对办公室管理的方式作了简要介绍。

在认识办公室领域部分，胡教授从办公室在组织内部的定位、办公室基本功能的特性、办公室的管理维度、办公室环境等方面进行了解读。胡教授认为，组织内部结构包括领导结构、职能结构、辅助结构、咨询结构和派出结构，办公室的定位应属于辅助机构，其基本职能具有综合性、层次性、程序性、终局性等特点。办公室的管理维度是以管理的资源、方式、内容为坐标的三维维度，应结合这三方面进行分析，其中管理的资源相对于主体诉求，管理的方式包括现场的管理方式、会议的管理方式和文件的管理方式。办公室环境对办公室人员的身心会产生影响、进而与办公室人员的行为发生关系，最终会对办公效率产生作用，所以办公室的环境应满足方便安全、舒适整洁、和谐统一等基本要求。由此可以认为，办公室管理研究的问题属于管理学科，管理学实际上是以研究组织为基础，通过改进管理方法来实现和提高组织效能的科学，其研究内容始终围绕“谁来管”、“管什么”、“如何管”和“为什么管”四个基本问题进行。

在办公室管理内容部分，胡教授从管理活动基本内容、办公室的基本职责、办公室人员、具体管理办法等方面进行了讲解。胡教授认为，管理活动基本内容分为计划、组织和控制等，表现在办公室的实际工作中则为更加细化的诸项任务。决策是领导的职责，办公室作为领导的辅助机构，其基本职责是辅助决策，包括信息的选择和管理。办公室的人员中，办公室主任作为“兵头将尾”，应做好作为管理者的处理事务、工作把关和作为领导者的参与决策、协调关系等工作。胡教授结合“领导生命周期理论”分析了领导生命周期的“命令、说明、授权和参与”的四个阶段。而秘书作为协助管理层工作的“行政助理”，也应履行好自身的职责要求，时刻追求领导的需求线与秘书的追求线统一。为达到以上要求，秘书要有良好的专业技能、提高工作效率、减轻上司工作负荷并要享受更多的工作乐趣。在具体管理办法中，胡教授指出应以事件的重要程度和紧急程度为衡量指标确定工作顺序，并在参与管理、有效管理、时间管理等方面都提出了非常具体且实践性强的工作办法。

胡教授的讲座针对办公室管理的具体方面，结合生动例子和诙谐幽默的语言，通俗的为大家介绍了相关知识和技巧，其深厚的学术素养与独特的个人风格赢得了现场师生热烈的掌声。在点评环节，赵爱国教授对胡教授的讲座给予高度评价，同学们纷纷表示受益匪浅。

嘉宾简介

胡鸿杰，管理学博士，现任中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师，山东大学兼职教授，《档案学通讯》杂志社总编辑，兼任中国高教秘书学会副会长。主要研究方向为档案学基础理论、机关与办公室管理、项目管理，主持国家社会科学基金项目《档案职业状况与发展趋势研究》，主持《档案学经典》系列丛书，著有《化腐朽为神奇——中国档案学评析》《维度与境界：管理随想录》等专著，并发表《档案与文化》《论档案学人》《管理资源分析》等论文。

（责任编辑：毕牧）